Guía de Referencia rápida 1
Preparación de los Documentos
de Word para obtener ficheros PDF Accesibles
Para conseguir desde Word
un PDF accesible, antes de realizar la conversión a PDF se debe asegurar el cumplimiento de las
siguientes recomendaciones:
AÑADIR ESTRUCTURA A DOCUMENTOS DE WORD
Diseñe sus documentos con estilos. Los estilos añaden estructuras necesarias para facilitar su
utilización por parte de las personas con discapacidad visual (véase Estilos y Encabezados ).
Para construir un documento de Word bien marcado hay que usar
elementos estructurales como cabeceras, pies, títulos, viñetas, y demás
etiquetas.
GRÁFICOS E IMÁGENES
Todos
los gráficos y las imágenes deben contar con alternativas de texto (Ver Texto alternativo o Alt Text). Evite situar gráficos muy cerca de los textos.
Esto puede causar problemas al convertir a PDF. Coloque espacio en blanco entre el texto y los gráficos.
TEXTOS
ALTERNATIVOS
Los
Textos alternativos o Alt text se refieren al texto que puede leer
un lector de pantalla para describir los gráficos y las imágenes que las
personas con discapacidad visual no pueden ver.
En Word 2003
En Word 2003
-
Haga doble clic sobre una imagen o haga
clic con el botón derecho del ratón. Accederá al cuadro de diálogo de “Formato
de Imagen”.
-
Seleccione la pestaña “Web”. Introduzca un
texto en el campo “Texto alternativo”.
En Word 2007
-
Situado sobre una imagen, pulse el botón
derecho del ratón y seleccione la opción “Formato de imagen”.
-
Seleccione la pestaña “Texto alternativo”.
Introduzca un texto en el campo “Texto alternativo”.
TEXTOS
-
El tamaño de la fuente debe ser como mínimo 12.
-
Evite el uso de los “cuadros de texto” que
contempla la aplicación de Microsoft Word.
-
No utilice ENTER para ajustar la separación
entre párrafos. Modifique las
propiedades de los estilos.
COLUMNAS
Para crear columnas, no
utilice la tecla de tabulación para
introducir espacios entre las columnas de texto o ponga el texto en una tabla. Utilice los
comandos de columnas de Word.
En Word 2003
Ver las opciones de Formato>Columnas
En Word 2007
Seleccione Diseño de
página en la cinta de opciones y elija “Columnas”
en Configurar página.
ESTILOS Y ENCABEZADOS
Asigne
los estilos de una forma lógica. El documento debe seguir una galería de
estilos uniforme, por tanto dos elementos con la misma apariencia deben tener
el mismo estilo. Se han de definir estilos en vez de trabajar sólo de forma
visual sobre el texto: negrita, tamaño de letra, línea en blanco para separar
párrafos, etc.
El
editor posee una serie de estilos predefinidos: Título 1, Título 2, etc., que
permiten la creación de un mapa del documento coherente con la estructura.
Para comprobar que la estructura de encabezados del documento es
la correcta, se puede utilizar la opción Ver > Mapa del Documento del
editor.
En Word
2003
-
Formato>Estilos
y Formatos…, para mostrar el panel de
tareas de Estilos y Formato.
En Word 2007
Seleccione INICIO en la cinta de opciones y elija el encabezado apropiado en el grupo
de estilos.
TECLAS RÁPIDAS PARA APLICAR ESTILOS (Word 2003 & 2007)
Control +
¡ Aplicar el estilo de
Título 1
Control +
“ Aplicar el estilo de
Título 2
Control +
Mayús+ 3 Aplicar estilo de Título 3
ENLACES (Word 2003 y 2007)
Agregar una descripción
significativa a los hipervínculos. Evite el uso de "Pincha aquí".
-
Insertar hipervínculos (Ctrl+Alt+K).
-
Utilice el botón “Info. de pantalla...” para a Añadir descripción de texto.
LISTAS
-
Utilice listas con viñetas para resaltar cada
uno de los elementos.
-
Utilice las listas numeradas para describir
el orden correcto en una secuencia.
TABLAS
-
No emplee Tabuladores
ni espacios para crear tablas. Utilice la opción de Word “Insertar
Tabla”
-
No habilite la opción “Permitir dividir las
filas entre páginas”.
-
Verifique la opción “Repetir como fila de
encabezados en cada página”.
En Word 2003
Utilice el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla.
En Word 2007
Coloque el cursor en una tabla y seleccione la pestaña
Herramientas de tabla en la cinta de opciones.
Referencia: Adobe Accessibility QuickReference
Card
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