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lunes, 16 de marzo de 2009

Microsoft Ofice 2007

Introducción

El interfaz de usuario en la versión 2007 de Microsoft Office cambia
radicalmente frente a versiones anteriores. Desaparece la combinación de
barra de menú con barras de herramientas y se ve sustituido por una
estructura denominada “Ribbon” o Cinta de opciones. Se trata de una
cinta compuesta por una serie de pestañas que engloba cada una de ellas
varias barras de herramientas que proporcionan acceso a las distintas
utilidades de Office agrupadas por tipos de tarea, mostrando botones
para ejecutar directamente las operaciones más comunes y en su caso un
botón que permite acceder al resto de opciones. De alguna manera se ha
pasado a aspecto gráfico la antigua organización en menús y submenús.

El usuario también dispone de un elemento denominado Botón de Office en
el que se incluyen las tareas generales de la aplicación (abrir, cerrar,
guardar, imprimir etc.) y que se corresponde con lo que sería el menú
“Archivo”.

Por último dispone de una barra de herramientas personalizable
denominada “barra de herramientas de acceso rápido” en la que el usuario
puede poner botones que ejecuten las tareas que realice más habitualmente.

Es importante recordar que muchas de las tareas se ejecutarán mediante
paneles, subdivisiones que aparecen en el área de trabajo que se manejan
con combinaciones específicas de teclado, en concreto, con F6 y
mayúsculas + F6 se desplaza el foco entre los distintos elementos de la
aplicación (aplicación, paneles abiertos y barra de estado). Para cerrar
un panel abierto, se debe pulsar Control + Barra espaciadora cuando el
foco está en el panel, y en el menú que se despliega, pulsar intro sobre
la opción “Cerrar”.


1. Configuración de herramientas en office 2007

A efectos de la accesibilidad, se considera que la configuración más
adecuada para el manejo de esta versión de Office es el siguiente:

La posición de la barra de herramientas personalizada encima o debajo de
la cinta de opciones es indistinta.

Es preferible que la cinta de opciones se encuentre minimizada. Esto
significa que se muestra sólo el texto de cada una de las pestañas y se
deben expandir para acceder a su contenido. El manejo en ese formato se
aproxima mucho al actual sistema de menús cambiando las teclas que se
deben usar para simular el comportamiento.

Para minimizar la cinta de opciones, pulsar la tecla Alt. Con ello el
foco irá a la cinta de opciones. A continuación acceder al menú
contextual (botón “Aplicaciones” o mayúscula + F10) y pulsar intro en la
opción “Minimizar Cinta de opciones” (si ya estuviera minimizada, la
opción tendrá el símbolo de verificada y así lo verbalizaría).


2. Manejo con teclado

Una vez configuradas las herramientas, estas son las instrucciones para
su manejo:


2.1. Manejo del botón Office

Alt + A despliega el botón de office (la pulsación Alt sitúa el foco en
dicho botón si lo que se desea es navegar por otras herramientas). Su
aspecto es el de una lista de dos columnas. La primera contiene las
opciones del menú, la segunda la lista de últimos documentos utilizados.

Los cursores arriba y abajo desplazan el foco entre las opciones, al
llegar a la última opción de la columna de herramientas pasa a la lista
de últimos documentos Al llegar al último documento de la lista pasa a
los botones de “Opciones de” y “Salir de” la aplicación y de ahí pasa de
nuevo a la primera opción del menú.

El cursor derecha, si se pulsa sobre un elemento con submenú (ATENCIÓN:
Jaws no lo indica siempre) desplegará el submenú. Si el elemento no
dispone de submenú, moverá el foco del área de elementos del menú a la
lista de últimos documentos. Estando sobre un documento de la lista, al
pulsar cursor derecho se accede al botón “Agregar este documento a la
lista de documentos recientes” cuya utilidad consiste en fijar el
documento en la lista. Esta lista, de longitud limitada, va añadiendo
documentos a medida que se van abriendo, y cuando llega al límite, va
añadiendo los últimos en abrir y eliminando los más antiguos. Al agregar
el documento conseguimos que ese documento en concreto quede fijo en la
lista. Si el documento ya estaba fijado, el nombre del botón será “Quite
este documento de la lista de documentos recientes” y se indicará el
botón como pulsado. Esta acción no elimina de la lista el documento,
sino que lo deja libre para ser eliminado cuando le corresponda. Si
sobre este botón se pulsa el cursor derecho, el foco vuelve a la lista
de opciones del menú.

El cursor izquierda realiza la navegación inversa a la descrita en el
cursor derecha, con la salvedad de que en el caso de que haya un submenú
lo que hace es volver a la opción de la que dependía.

Para plegar el menú del botón Office, pulsar Escape. Para volver al área
de trabajo, pulsar Alt o escape dos veces.


2.2. La cinta de opciones

Para ejecutar alguna opción incluida en las barras de herramientas,
bastará con pulsar alt, que situará el foco en el botón Office y con los
cursores izquierda y derecha desplazarse hasta la pestaña que contenga
la herramienta deseada. Pulsar Intro para desplegar la cinta de opciones
y a continuación con el tabulador se navega por las herramientas
contenidas en cada barra y al pulsar Intro se ejecuta la acción deseada.
Se debe tener en cuenta también que la mayoría de las teclas rápidas de
Office se mantienen por lo que no es necesario hacer todas las
operaciones mediante las barras de herramientas.

Pulsando Escape se vuelve a la lista de pestañas y otro escape devuelve
el foco al área de trabajo.

El número de fichas que se muestran en la cinta de opciones es variable,
dado que es sensible al elemento seleccionado en cada momento. Así, si
se tiene seleccion cada una imagen, a las fichas habituales se añaden
las fichas propias del tratamiento de imágenes. Estas fichas siempre se
añaden al final de la cinta de opciones.


2.3. La barra de herramientas de acceso rápido

Para acceder a la barra de acceso rápido, se debe acceder al botón de
office y a continuación pulsar el tabulador.

Una vez en la barra, se pueden usar para el desplazamiento tanto las
flechas de cursor como el tabulador, pero habrá diferentes resultados en
algunos momentos.

Con el tabulador y mayúscula + tabulador así como con las teclas de
cursor izquierda y derecha se seleccionarán secuencialmente las
herramientas disponibles en la cinta. Al llegar a la última herramienta,
el siguiente control es el botón que permite personalizar la barra. La
diferencia viene a partir de este control, dado que si se navega con
tabulador, se pasa a la cinta de opciones y mayúscula + tabulador
devuelve el foco a la barra de acceso rápido, pero si se navega con
cursores se llega al botón de office y el cursor izquierdo ya no
devuelve el foco a la barra.


3. personalizar La barra de acceso rápido

Existen dos formas de personalizar la barra de acceso rápido:


3.1. Personalización rápida

Al desplazar el foco por los botones disponibles en cada pestaña de la
cinta de opciones, sacando el menú contextual (con la tecla
correspondiente del teclado o con Mayúscula + F10) ofrece la opción de
“Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido”. Pulsando intro el
botón seleccionado se agrega a la barra.


3.2. Personalización avanzada

Mediante este sistema, se puede optar a añadir cualquier operación que
se pueda realizar con la aplicación y además reordenar los botones en la
barra.

Para poder personalizar la barra de acceso rápido, hay que pulsar el
botón “Personalizar barra de herramientas” situado en la propia barra.
Al pulsarlo se despliega un menú que contiene varias opciones. En primer
lugar, permite añadir directamente alguna de las funciones que se
consideran más habituales, en estas, basta con pulsar intro en la
deseada, para que el menú se pliegue y la opción quede incorporada como
botón en la barra. Como es lógico, el número de opciones que muestra es
limitado, por lo que el usuario dispone de una opción “Más comandos” que
lleva a un cuadro de diálogo en el que se pueden localizar todas las
funcionalidades de la aplicación. Este cuadro de diálogo está
estructurado en dos partes, la primera es el cuadro de lista
“Categorías” que incluye la opción “Personalizar” que al acceder desde
la funcionalidad de personalización es la que aparece seleccionada. Al
tabular se accede al cuadro combinado “Comandos disponibles en” en el
que se puede seleccionar de varias maneras dónde se va a buscar el
comando que se desea incluir en la barra de herramientas. Se puede
elegir entre ver los comandos de uso más común, los comandos que no
están incluidos en la cinta de opciones o todos los comandos, pero
quizás la forma más sencilla de añadir comandos una vez que el usuario
está familiarizado con la división de las herramientas en la cinta de
opciones es la que permite filtrar los comandos según la ficha de la
cinta a la que corresponden. Así se podrán elegir comandos de cada una
de las fichas (tanto las comunes como las que aparecen según el elemento
seleccionado en el documento).

También se puede seleccionar que muestre una lista de las macros
disponibles para incluir la que se desee en un botón de la barra de
herramientas.

Una vez filtrada la lista de comandos, al tabular se accede a la lista
resultante. Una vez localizada la funcionalidad que se va a añadir, se
pulsa el botón “Añadir” (es el control siguiente a la lista, o se pulsa
Alt + A)

Una vez añadidos todos los botones que se pretende añadir, a
continuación de los botones “Agregar” y “Quitar” el combo “Personalizar
barra de herramientas de acceso rápido” permite en algunas aplicaciones
(Excel, PowerPoint) definir si esta personalización va a afectar a la
aplicación o sólo al documento en uso”. A continuación se puede revisar
la lista resultante (con el botón “Quitar” o Alt + Q se podrían eliminar
elementos) y reordenarla (botones subir y bajar, a continuación). Por
último, antes de aceptar, se puede acceder a cambiar el lugar en el que
aparece la barra de acceso rápido.


4. contenido de la cinta de opciones

El contenido de las cintas de opciones dependerá de la aplicación
Microsoft Office 2007 que se esté manejando.